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DSGVO

Klubinterne Infos

DATENSCHUTZERKLÄRUNG
DES
KLUB DER KÄFERFREUNDE SEKTION ÖSTERREICH
Stand: Mai 2018
KLUB DER KÄFERFREUNDE (KDKF)
Heinrich Kneissl Gasse Weg E 123, 1140 Wien
Datenschutzerklärung des KDKF
Diese Mitteilung beschreibt, wie der Oldtimer Club Weinviertel personenbezogene Daten
verarbeitet. Um eine Orientierung zu erleichtern, sind wesentliche Teile dieser Mitteilung
nach dem Kreis der Betroffenen gegliedert.
Weiters sind alle als wesentlich identifizierten Beschreibungen und Unterlagen in diesem
Dokument zusammengeführt, um auch in Zukunft bei Wechsel der (ehrenamtlichen)
Funktionsträger alle für die Einhaltung der DSGVO notwendigen formalen Ausarbeitungen
kompakt und vollständig weitergeben zu können ("Ein-Dokument-Strategie").
Im Sinne der einfacheren Lesbarkeit sind die geschlechtsspezifischen Benennungen
weggelassen worden.
1 WESSEN DATEN VERARBEITEN WIR UND AUF WELCHE WEISE?
1.1 Mitglieder
Im Zusammenhang mit unserer Mitgliederbetreuung und -verwaltung sowie der
Interessenvertretung und Information unserer Mitglieder verarbeiten wir einige
personenbezogene Daten der Mitglieder (einschließlich ehemaliger Mitglieder).
Wie wir die personenbezogenen Daten verarbeiten wird in diesem Abschnitt beschrieben.
1.1.1 Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die in Annex 1 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken:
" Verfolgung des statutengemäßen Vereinszwecks
" Führen eines Mitgliederverzeichnisses
" Vertretung der Interessen unserer Mitglieder
" Erstattung von Berichten, Gutachten und Vorschlägen über Anliegen unserer Mitglieder
an Behörden und gesetzgebende Körperschaften
" Statutengemäße Förderung unserer Mitglieder
" Entsendung von Vertretern in andere Vereine und Stellen
" Mitwirkung an statistischen Aufnahmen und Erhebungen
" Beratung, Information und Unterstützung unserer Mitglieder in rechtlichen,
technischen und wirtschaftlichen Angelegenheiten
" Organisation und Durchführung von Oldtimerveranstaltungen, Sitzungen, Informationsund
Weiterbildungsveranstaltungen (einschließlich Einladungen, Führen von
Teilnehmer- und Anwesenheitslisten sowie Protokollen)
" Zurverfügungstellung von Informationen wie z.B. durch Newsletter, Rundschreiben
sowie Publikationen
" Erbringung von auf unserer Website angebotenen Leistungen und Produkten
" Sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung
" Erfüllung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorschreibung von
Mitgliedsbeiträgen
" Führen eines Vereinsarchives
" Erfüllung sonstiger statutengemäßer Pflichten
Diese Daten erheben wir im Rahmen der Mitgliedschaft (des Vereinsbeitrittes) oder im
Zusammenhang mit einer Leistungserbringung bei einem unserer Mitglieder entweder in dem uns diese die Daten selbst zur Verfügung stellen (insbesondere durch Kommunikation über Email oder andere Kommunikationsmittel) oder indem wir diese erheben, beispielsweise im Zuge von Beratungsgesprächen, der Abwicklung von Veranstaltungen etc.
In Fällen, in denen wir um die Bereitstellung von Daten bitten, ist diese grundsätzlich
freiwillig. Allerdings werden verschiedene Prozesse der Mitgliederverwaltung,
Interessenvertretung und des Informations- und Veranstaltungsmanagements sowie der
internen und externen Kommunikation in diesen Belangen sich verzögern oder sogar unmöglich sein, wenn personenbezogene Daten nicht bereitgestellt werden.
1.1.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:
" Unser überwiegendes berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches
darin besteht, unsere Mitgliederverwaltung und unser Informations- und
Veranstaltungsmanagement sowie die interne und externe Kommunikation in diesen
Belangen effizient zu gestalten
" In Einzelfällen: Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Art 6
Abs. 1 lit a oder Art 9 Abs. 2 lit a DSGVO)
" Vertragliche Grundlage (Mitgliedschaft)
1.1.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Soweit dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir die
personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:
" An Gerichte und Verwaltungsbehörden
" An den Dachverband ÖMVV (Österreichischer Motorveteranenverband)
" An das Medium AUSTRO CLASSIC
" An alle anderen an Mitgliederdaten Interessierte grundsätzlich nur mit gesonderter
Zustimmung im Einzelfall
" An sonstige Vertragspartner, die zur Erbringung von Leistungen herangezogen werden
" An externe IT-Dienstleister
1.1.4. Speicherdauer
Wir speichern die Daten bis zur Beendigung der Mitgliedschaft bzw. solange, wie gesetzliche
Aufbewahrungspflichten bestehen, darüber hinaus für archivarische Zwecke sowie bis zur
Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
1.2. Funktionäre des Vereins
Um unsere Aufgaben der Funktionärsverwaltung und der Interessenvertretung unserer
Mitglieder wahrnehmen zu können, werden wir manche personenbezogenen Daten im
Zusammenhang mit der Tätigkeit als Funktionär des Vereins verarbeiten.
Wie wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten, wird in diesem Abschnitt beschrieben.
1.2.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die in Annex 2 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken
verarbeiten:
" Verfolgung des statutengemäßen Vereinszwecks
" Funktionärsverwaltung
" Wahrnehmung der Interessenvertretung, Betreuung und Beratung unserer Mitglieder
" Verrechnung von Aufwands- und Funktionsentschädigungen und Ersatz von Auslagen
" Durchführung von Wahlen
" Organisation und Durchführung von Sitzungen, einschließlich des Erstellens von
Einladungen, Sitzungsprotokollen und Anwesenheitslisten
" Genehmigung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse
" Kommunikation
" Führen eines Vereinsarchives
" Veranstaltungsmanagement und
" Versand von Newslettern und Publikationen
Diese Daten erheben wir im Rahmen der Tätigkeit als Funktionär, entweder, indem uns diese Daten selbst zur Verfügung gestellt werden (insbesondere durch Kommunikation über E-Mail oder andere moderne Kommunikationsmittel) oder indem wir diese selbst erheben,
beispielsweise im Zuge von Sitzungen oder der Abwicklung von Veranstaltungen.
In Fällen, wo wir um die Bereitstellung von Daten bitten, ist diese grundsätzlich freiwillig.
Allerdings werden verschiedene Prozesse der Funktionärsverwaltung, der
Interessenvertretung und des Informations- und Veranstaltungsmanagements, sowie der
internen und externen Kommunikation in diesen Belangen sich verzögern oder sogar unmöglich sein, wenn diese Daten nicht bereitgestellt werden. Sollte die Bereitstellung dieser Daten in manchen Fällen gesetzlich verpflichtend sein, werden wir gesondert darauf hinweisen.
1.2.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese Daten auf folgender Grundlage:
" Notwendigkeit zur Erfüllung von rechtlichen Pflichten gemäß Art 6 Abs. 1 lit c
Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") sowie
" unser überwiegendes berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches
darin besteht, die Funktionärsverwaltung, unser Veranstaltungsmanagement und
Informationsangebot sowie die interne und externe Kommunikation in diesen Belangen
effizient zu gestalten
" in Einzelfällen: gesonderte Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen
Daten (Art 6 Abs. 1 lit a oder Art 9 Abs. 2 lit a DSGVO)
" Vertragliche Grundlage (Mitgliedschaft)
1.2.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Soweit dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir die Daten an
folgende Empfänger übermitteln:
" Vereinsmitglieder
" Gerichte und Verwaltungsbehörden
" Körperschaften öffentlichen Rechts in Erfüllung ihrer Aufgaben
" Angehörige rechtsberatender und unterstützender Berufe (z.B. Rechtsanwälte,
Notare, Wirtschaftstreuhänder)
" Geld- und Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
" Andere Vereine und Vereinigungen, insbesondere national der ÖMVV und
international die FIVA
" Sonstige an Funktionärsdaten Interessierte, mit gesonderter Zustimmung als
Funktionär, es sei denn, dass es sich um bereits zulässigerweise veröffentlichte
Daten handelt
" Vertragspartner, die zur Erbringung von Leistungen herangezogen werden
" Externe IT-Dienstleister
1.2.4. Speicherdauer
Diese Daten werden von uns grundsätzlich solange aufbewahrt, wie gesetzliche
Aufbewahrungspflichten bestehen oder solange Garantie-, Gewährleistungs- oder
Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind und darüber hinaus für archivarische Zwecke
sowie bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt
werden.
1.3. Interessenten (inkl. Bewerber) und Journalisten
Wenn jemand Interesse an unserer Vereinsorganisation oder unserem Informations- und
Leistungsangebot hat oder sich bei uns bewerben möchte ("Interessent"), dann werden wir
personenbezogene Daten - wie hier beschrieben - verarbeiten. Auch wenn jemand als
Journalist tätig ist, werden wir manche dieser personenbezogenen Daten verarbeiten.
In diesem Abschnitt informieren wir darüber, wie wir diese Daten verarbeiten.
1.3.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die in Annex 3 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken
verarbeiten:
" Verfolgung des statutengemäßen Vereinszwecks
" Information und Beratung von Interessenten
" Organisation und Abhalten von Veranstaltungen (einschließlich dem Versand von
Einladungen sowie des Führens von Anwesenheitslisten und Protokollen)
" Zurverfügungstellung von Informationen, wie z.B. durch Newsletter sowie
Publikationen
" Subventions- und Förderverwaltung
" Sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Interessentenverwaltung sowie
unserem Veranstaltungsmanagement
" Organisation und Abhalten von Pressekonferenzen und Führen von Pressekontakten
" Öffentlichkeitsarbeit
Die Daten werden uns entweder direkt zur Verfügung gestellt (insbesondere durch
Kommunikation über E-Mail oder andere Kommunikationsmittel) oder wir erheben diese
Daten selbst, beispielsweise im Zuge von Beratungsgesprächen, Interviews oder der
Abwicklung von Veranstaltungen.
In Fällen, wo wir um die Bereitstellung von Daten bitten, ist diese grundsätzlich freiwillig.
Allerdings werden verschiedene Prozesse der Interessenvertretung, des Informations- und
Veranstaltungsmanagements sowie der internen und externen Kommunikation in diesen
Belangen sich verzögern oder sogar unmöglich sein, wenn diese Daten nicht bereitgestellt
werden.
1.3.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese Daten auf folgender Grundlage:
" Unser überwiegendes berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches
darin besteht, unsere Interessentenverwaltung sowie die Organisation von
Veranstaltungen und die interne und externe Kommunikation, einschließlich der
Öffentlichkeitsarbeit, effizient zu gestalten
" In Einzelfällen: Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten (Art 6
Abs. 1 lit a oder Art 9 Abs. 2 lit a DSGVO)
1.3.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Soweit dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir die Daten an
folgende Empfänger übermitteln:
" Sonstige Interessenten (einschließlich Forschungs-, Wirtschafts- und
Kooperationsverbände)
" Gerichte und Verwaltungsbehörden
" Vertragspartner, die zur Erbringung von Leistungen herangezogen werden
" Externe IT-Dienstleister
1.3.4. Speicherdauer
Die Daten werden von uns nur bis zur Beendigung der Informations- oder
Betreuungsbeziehung aufbewahrt bzw. darüber hinaus zu archivarischen Zwecken sowie bis
zur Beendigung maßgeblicher Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungs- oder sonstiger
gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten
als Beweis benötigt werden.
1.4. Leistungserbringer und -empfänger,
deren Mitarbeiter und Organwalter
Im Rahmen unserer Tätigkeiten kooperieren wir mit Unternehmen und Personen, welche
verschiedenste Leistungen an uns erbringen (dies schließt Dienstleistungen als auch
Lieferungen von Waren oder Sponsoring mit ein; "Leistungserbringer"). Andererseits treten
wir im Rahmen unserer Tätigkeiten aber auch selbst als Dienstleister auf und erbringen daher Leistungen an natürliche oder juristische Personen ("Leistungsempfänger"). Diese Mitteilung betrifft daher Leistungsempfänger oder -erbringer und deren Mitarbeiter oder Organwalter.
In diesem Abschnitt informieren wir darüber, wie wir diese personenbezogenen Daten
verarbeiten.
1.4.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die in Annex 4 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken
verarbeiten:
" Verfolgung des statutengemäßen Vereinszwecks
" Organisation und Abhalten von Veranstaltungen
" Zurverfügungstellung von Informationen durch unseren Newsletter sowie Publikationen
" Sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Mitglieder- und
Interessentenverwaltung sowie unserem Veranstaltungsmanagement und unserer
Öffentlichkeitsarbeit
" Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und Infrastruktur zur Gewährleistung effizienter
interner Arbeitsabläufe
Diese Daten werden uns entweder direkt zur Verfügung gestellt (insbesondere durch
Kommunikation über E-Mail oder andere Kommunikationsmittel) oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Zuge der Abwicklung von Veranstaltungen oder Serviceleistungen, die wir erbringen.
In Fällen, wo wir um die Bereitstellung von Daten bitten, ist diese grundsätzlich freiwillig.
Allerdings könnte sich die Leistungsabwicklung verzögern oder in manchen Fällen unmöglich
sein, wenn diese Daten nicht bereitgestellt werden. Sollte die Bereitstellung von Daten in
manchen Fällen gesetzlich verpflichtend sein, werden wir gesondert darauf hinweisen.
1.4.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:
" Unser überwiegend berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches darin
besteht, unsere Verwaltungs-, Beratungs- und Betreuungstätigkeiten effizient zu
gestalten
" In Einzelfällen: Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten (Art 6 Abs. 1 lit a oder Art
9 Abs. 2 lit a DSGVO).
1.4.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir personenbezogene
Daten an folgende Empfänger übermitteln:
" Geld- und Kreditinstitute
" Vertragspartner, die zur Erbringung von Leistungen herangezogen werden
" Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
" Rechtsvertreter im Geschäftsfall
" Wirtschaftstreuhänder für Zwecke der Wirtschaftsprüfung
" Gerichte und Behörden
" Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung (ins Ausland daher nur, soweit die Schuld
im Ausland eingetrieben werden muss)
" Zessionare, Factoringunternehmen, Versicherungen, Kreditauskunfteien,
Gläubigerschutzverbände in ihrer Funktion als Gläubigervertreter
" Vertragspartner, die an der Lieferung oder Leistung mitwirken bzw. mitwirken sollen
" Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die
Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung)
" Bundesanstalt "Statistik Österreich" für die Erstellung der gesetzlich
vorgeschriebenen (amtlichen) Statistiken
" Externe IT-Dienstleister
1.4.4. Speicherdauer
Diese Daten werden von uns grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung
aufbewahrt bzw. darüber hinaus in notwendigem Umfang für archivarische Zwecke sowie bis
zur Beendigung maßgeblicher Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungs- oder sonstiger
gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten
als Beweis benötigt werden.
1.5. Veranstaltungsteilnehmer und Partner (Vortragende,
Instruktoren, Helfer, etc.)
Im Rahmen unserer Tätigkeit führen wir Informationsveranstaltungen, gesellschaftliche
Events, Ausfahrten, Oldtimerbewerbe und ähnliche Veranstaltungen durch. Dabei gibt es die
Personengruppe der Teilnehmer sowie je nach Veranstaltungsart auch die der Vortragenden, Instruktoren, Helfer, etc. In diesem Abschnitt informieren wir darüber, wie wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten.
1.5.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die in Annex 5 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken
verarbeiten:
" Verfolgung des statutengemäßen Vereinszwecks
" Organisation und Abhalten von Veranstaltungen
" Zurverfügungstellung von Informationen wie z.B. durch Newsletter
sowie Publikationen
" Sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit unserem Veranstaltungsmanagement und
unserer Öffentlichkeitsarbeit
" Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und Infrastruktur zur Gewährleistung effizienter
interner Arbeitsabläufe
Diese Daten werden uns entweder direkt zur Verfügung gestellt (insbesondere durch
Kommunikation über E-Mail oder andere Kommunikationsmittel) oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Zuge der Abwicklung von Veranstaltungen oder Serviceleistungen, die wir erbringen.
In Fällen, wo wir um die Bereitstellung von Daten bitten, ist diese grundsätzlich freiwillig.
Allerdings könnte sich die Leistungsabwicklung verzögern oder in manchen Fällen unmöglich
sein, wenn diese Daten nicht bereitgestellt werden. Sollte die Bereitstellung dieser Daten in
manchen Fällen gesetzlich verpflichtend sein, werden wir gesondert darauf hinweisen.
1.5.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:
" Unser überwiegend berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches darin
besteht, unsere Organisations-, Verwaltungs-, Beratungs- und Betreuungstätigkeiten
im Rahmen des Veranstaltungsmanagements effizient zu gestalten
" In Einzelfällen: Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten (Art 6 Abs. 1 lit a oder
Art 9 Abs. 2 lit a DSGVO).
1.5.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir diese
personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:
" Fördergeber
" Verbände, wie z. B. ÖMVV und FIVA
" Medien für Informationszwecke und Publikationen
" Versicherungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen
" Banken, Geld- und Kreditinstitute im Zusammenhang mit der
Veranstaltungsabwicklung
" Vertragspartner zur Leistungserbringung
" Rechtsvertreter im Anlassfall
" Gerichte und Behörden
1.5.4. Speicherdauer
Diese Daten werden von uns grundsätzlich bis zum Abwicklungsende der Veranstaltung samt aller Administrationstätigkeiten aufbewahrt bzw. darüber hinaus in notwendigem Umfang für archivarische Zwecke sowie bis zur Beendigung maßgeblicher Garantie-, Gewährleistungs-,
Verjährungs- oder sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder allfälliger
Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
1.6. Politische Entscheidungsträger und Interessenvertreter
Im Rahmen der Erfüllung unserer statutengemäßen Aufgaben, insbesondere hinsichtlich der
Interessenvertretung und im Zusammenhang mit von uns organisierten Veranstaltungen
verarbeiten wir personenbezogene Daten über politische Entscheidungsträger bzw.
Interessenvertreter.
In diesem Abschnitt informieren wir darüber, wie wir diese personenbezogenen Daten
verarbeiten.
1.6.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die in Annex 6 genannten Daten ("Ihre Daten") zu folgenden Zwecken
verarbeiten:
" Wahrnehmung unserer statutengemäßen Aufgaben
" Einladung zu und Abwicklung von Veranstaltungen
" Versendung von Newslettern, Informationen, Publikationen u.ä.
Diese Daten werden uns entweder direkt zur Verfügung gestellt (insbesondere durch
Kommunikation über E-Mail oder andere Kommunikationsmittel) oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Zuge von Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Abwicklung von Veranstaltungen.
In Fällen, wo wir um die Bereitstellung dieser Daten bitten, ist diese grundsätzlich freiwillig.
Allerdings könnten verschiedene Prozesse, wie beispielsweise die Versendung unseres
Newsletters, verzögern oder sogar unmöglich werden, wenn uns diese nicht zur Verfügung
gestellt werden. Sollte die Bereitstellung dieser Daten in manchen Fällen gesetzlich
verpflichtend sein, werden wir gesondert darauf hinweisen.
1.6.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese Daten auf folgender Grundlage:
" Unser überwiegendes berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches
darin besteht, unsere Informationstätigkeiten effizient zu gestalten;
" In Einzelfällen: Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten (Art 6 Abs. 1 lit a oder Art
9 Abs. 2 lit a DSGVO).
1.6.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir diese Daten an
folgende Empfänger übermitteln:
" Andere Verbände, wie z.B. ÖMVV und FIVA
" Sonstige Interessenten (einschließlich Forschungs-, Wirtschafts- und
Kooperationsverbände)
" Externe IT-Dienstleister
" Medien für Informationszwecke und Publikationen
1.6.4. Speicherdauer
Diese Daten werden von uns jedenfalls für die Dauer der funktionalen Tätigkeit aufbewahrt,
bzw. darüber hinaus für archivarische Zwecke sowie bis zur Beendigung maßgeblicher
gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten
als Beweis benötigt werden.
1.7. Nutzer unserer Website
Wenn eine von uns betriebene Website besucht wird, werden wir im Zusammenhang mit
diesem Besuch einige personenbezogene Daten verarbeiten.
In diesem Abschnitt informieren wir darüber, wie wir diese personenbezogenen Daten
verarbeiten.
1.7.1. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Datenverarbeitung
Im Zuge des Besuches unserer Website werden wir folgende personenbezogene Daten
automatisch erheben:
" Datum und Uhrzeit des Aufrufs einer Seite auf unserer Website
" IP-Adresse des Besuchers
" Name und Version des Web-Browsers
" Webseite (URL), die vor dem Aufruf dieser Website besucht wurde
" Bestimmte Cookies (siehe unten)
Zudem werden wir beispielsweise im Zusammenhang mit einer Registrierung für ein
Benutzerkonto bzw. die Benutzerverwaltung um die Eingabe von personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Name oder E-Mail-Adresse bitten.
Es besteht keine Verpflichtung, jene Daten, um deren Angabe wir auf unserer Website bitten,
tatsächlich anzugeben. Wer dies jedoch nicht tut, dem wird es nicht möglich sein, alle
Funktionen der Website zu nutzen.
Wir verarbeiten diese Daten zu den folgenden Zwecken:
" Um diese Website zur Verfügung zu stellen und um diese Website weiter zu verbessern
und zu entwickeln
" Um Nutzungsstatistiken erstellen zu können
" Um personalisierte Seitenvorschläge anzuzeigen
" Um Angriffe auf unsere Website erkennen, verhindern und untersuchen zu können
" Um Mitgliedern ein Benutzerkonto bzw. die Benutzerverwaltung auf unserer Website
zur Verfügung zu stellen
1.7.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:
" Unseres überwiegenden berechtigten Interesses nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO, welches
darin besteht, unsere Website nutzerfreundlich zu gestalten und unsere Website vor
Angriffen zu schützen.
1.7.3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir diese
personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:
" Externe IT-Dienstleister
" Behörden und Gerichte
1.7.4. Speicherdauer
Wir werden diese Daten grundsätzlich für eine Dauer von drei Monaten speichern. Eine
längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist, um festgestellte Angriffe auf
unsere Website zu untersuchen und darüber hinaus nur bis zur Beendigung maßgeblicher
Verjährungsfristen, gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder allfälliger Rechtsstreitigkeiten,
bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Darüber hinaus speichern wir jene Daten,
die wir zur Bereitstellung eines Benutzerkontos bzw. der Benutzerverwaltung erheben,
solange das jeweilige Konto besteht.
1.7.5. Cookies
Auf unserer Website werden sogenannte Cookies verwendet. Ein Cookie ist eine kleine
Datei, die auf dem jeweiligen Computer gespeichert werden kann, wenn eine Website
besucht wird. Grundsätzlich werden Cookies verwendet, um Nutzern zusätzliche
Funktionen auf einer Website zu bieten. Sie können zum Beispiel verwendet werden, um
die Navigation auf einer Website zu erleichtern, es zu ermöglichen, eine Website dort
weiter zu verwenden, wo sie verlassen wurde und/oder Präferenzen und Einstellungen zu
speichern, wenn die Website wieder besucht wird. Cookies können auf keine anderen Daten
auf dem Computer zugreifen, diese lesen oder verändern.
Wenn jemand Cookies auf dem Computer kontrollieren will, können Browser-Einstellungen
so gewählt werden, dass eine Benachrichtigung kommt, wenn eine Website Cookies
speichern will. Es können Cookies auch blockiert oder gelöscht werden, wenn sie bereits auf
dem Computer gespeichert wurden.
2 RECHTE IM ZUSAMMENHANG MIT PERSONENBEZOGENEN DATEN
Nach geltendem Recht sind Sie unter anderem berechtigt (unter den Voraussetzungen
anwendbaren Rechts), (1) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über
Sie gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten, (2) die Berichtigung, Ergänzung, oder das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten, die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen, (3) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten einzuschränken, (4) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für das Verarbeiten allfällige zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein solcher Widerruf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf unberührt lässt (5) Datenübertragbarkeit zu verlangen, (6) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (7) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.
3 UNSERE KONTAKTDATEN
Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:
Klub der Käferfreunde
Heinrich Kneissl Gasse Weg E 123, 1140 Wien
E-Mail: mail@kdkf-oesterreich.at
4 ZUSTIMMUNGSERKLÄRUNG MITGLIEDER
Teil der Beitrittserklärung ab Mai 2018:
"Ich stimme zu, dass meine personenbezogenen Daten, wie in der Datenschutzerklärung des KDKF ausgeführt, verarbeitet werden.
Ich kann die Datenschutzerklärung auf der Homepage des KDKF einsehen (www.kdkf-oesterreich.at) oder postalisch beim Klub der Käferfreunde , Heinrich Kneissl Gasse Weg E 123, 1140 Wien E-Mail: mail@kdkf-oesterreich.at anfordern.
Der KDKF-Newsletter und Maildienst informiert über das Vereinsgeschehen, Informationen
über Angebote, Veranstaltungen, Weiterbildungen sowie Nützliches und Wissenswertes zu mit der Vereinstätigkeit im Zusammenhang stehenden Themen. Regelmäßig wird hier auch der Newsletter des Dachverbandes ÖMVV versandt. Die Vereinsmitgliedschaft ist nicht an den Bezug des Newsletters gebunden. Der Versand des Newsletters erfolgt auf elektronischem Wege an die bekannt gegebene E-Mail-Adresse. Frequenz des Versands: ca. 1x pro Monat. Ein Widerruf ist jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft bei der oben angegebenen Vereinsadresse möglich.
Ich möchte mit aktuellen Informationen über den OCW und das historische Kraftfahrwesen
per E-Mail-Newsletter versorgt werden und stimme der Verwendung meines Vor- und
Nachnamens, meines Geschlechts und meiner E-Mail-Adresse zu:
M JA M Nein (Zutreffendes bitte ankreuzen)
Hiermit erteile ich auch meine ausdrückliche Zustimmung zur Anfertigung von Bildaufnahmen während Veranstaltungen des KDKF und sonstiger Tätigkeiten, die ich in meiner Eigenschaft als Mitglied des KDKF verrichte. Zudem stimme ich der weiteren Nutzung dieser Bilder zum Zweck der Information der Öffentlichkeit über die Vereinstätigkeit zu. Die angefertigten Bildaufnahmen können vom KDKF auf dessen Website, in der jeweiligen Vereinszeitung und in lokalen Medien publiziert werden. Die Vereinsmitgliedschaft ist nicht an eine Einwilligung zur Nutzung von Bildaufnahmen gebunden; ein Beitritt zum KDKF kann daher selbstverständlich auch ohne eine solche Zustimmung erfolgen.
Aus dieser Einwilligung leite ich keine Rechte (z.B. Entgelt) ab. Sie ist jederzeit mit Wirkung
für die Zukunft bei der angegebenen Vereinsadresse widerruflich. Im Falle des Widerrufs
werden die Aufnahmen vernichtet bzw. von der Website entfernt.
M JA M Nein (Zutreffendes bitte ankreuzen)
Die Zustimmung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann jederzeit ohne Angabe von Gründen postalisch oder per E-Mail beim KDKF widerrufen werden. Etwaige Folgen des Widerrufs sind in der Datenschutzerklärung einsehbar.
Ort/Datum Name (in Blockbuchstaben) Unterschrift"
5 DATENVERARBEITUNGSVERZEICHNIS GEM. ART. 30 (1) DSGVO
5.1. VERANTWORTLICH FÜR DIE VERARBEITUNG
Klub der Käferfreunde
Heinrich Kneissl Gasse Weg E 123, 1140 Wien
E-Mail: mail@kdkf-oesterreich.at
5. 2. ZWECK UND BESCHREIBUNG DER DATENVERARBEITUNG
Ergibt sich inhaltlich aus den Punkten 1.1. - 1.7. samt Annex 1 bis Annex 6;
technisch erfolgt die Verarbeitung mit haushaltsüblicher Software (wie z.B. MS-Office,
EXCEL, ACCESS, Word, PPP, Outlook, Filemaker)
5.3. WURDE EINE DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNG DURCHGEFÜHRT?
Nein, da voraussichtlich kein hohes Risiko für die Rechte der
Betroffenen besteht.
Es werden auch keine sensiblen Daten verarbeitet.
5.4. KATEGORIEN DER BETROFFENEN PERSONEN, DER VERARBEITETEN BZW.
ÜBERMITTELTEN DATEN UND DIE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN
Siehe Punkte 1.1. - 1.7. samt Annex 1 bis Annex 6
5.5. RECHTSGRUNDLAGEN
Vertragserfüllung (Verwirklichung des Vereinszweckes); §§ 5,20, 21 Vereinsgesetz
5.6. TECHNISCH-ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN
" Verarbeitete Daten können nur vom Schriftführer und Kassier gelesen,
kopiert, geändert und entfernt werden. Unterlagen werden beim
Schriftführer bzw. Kassier elektronisch und haptisch aufbewahrt.
Diese sind dabei versperrt aufzubewahren bzw. sind die elektronischen
Verarbeitungsgeräte mit Passwörtern zu schützen. Der Virenschutz ist
regelmäßig zu aktualisieren.
" Alle anderen Vorstandsmitglieder haben temporär überlassene Daten (z.B.
für Veranstaltungsaussendungen) nach der zweckgemäßen Verwendung zu
vernichten.
Alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, die Regelungen dieses
Datenschutzdokumentes einzuhalten.
Alle Vorstandsmitglieder sind bezüglich aller personenbezogenen Daten zur
Verschwiegenheit verpflichtet, sofern nicht die Datenverwendung zur
Erfüllung der angeführten Zwecke dient.
" Bei Funktionärswechsel im Vorstand ist das Dokument "Datenschutzerklärung
des KDKF" jedem neuen Funktionär zur Kenntnis zu bringen und dieser zur
Einhaltung zu verpflichten.
" Zur Bewahrung kontinuierlicher Übersichtlichkeit und Transparenz wird die
eingangs beschriebene "Ein-Dokument-Strategie" angewendet.
" Bei der Datenverarbeitung bzw. Übermittlung von Daten sind aus dem
Annexteil nur jene Daten zu verarbeiten, die zur jeweiligen Zweckerfüllung
notwendig sind. Gleiches gilt für die Datenaufbewahrung - Prinzip der
Datenminimierung.
6 ZUSTIMMUNG ZUM NEWSLETTERVERSAND AN NICHTMITGLIEDER
"Bitte bestätigen Sie mittels Antwortmail, dass Sie auch weiterhin unseren Newsletter
erhalten wollen.
Der Schutz personenbezogener Daten auf Basis der europäischen Datenschutz-
Grundverordnung bringt ab dem 25. Mai 2018 einige rechtliche Änderungen mit sich.
In diesem Zusammenhang möchten wir Sie um Ihre formale Einwilligung ersuchen.
Wenn wir zukünftig mit Ihnen in Kontakt bleiben dürfen, senden Sie uns ein
Antwortmail mit dem Inhalt:
Ich möchte den Newsletter KDKF erhalten.
Schreiben Sie uns eine E-Mail an mail@kdkf-oesterreich.at. Wenn Sie Ihre Einwilligung nicht
erteilen, können wir Ihnen zukünftig leider keinen Newsletter zusenden.
Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Schreiben Sie uns eine E-Mail an mail@kdkf-oesterreich.at
Gerne informieren wir Sie jedenfalls auch in Zukunft über Neuigkeiten rund um unsere
"Oldtimer" und freuen uns über Ihr Antwortmail.
Liebe Grüße
Der KDKF-Vorstand"
7 NACHTRÄGLICHE INFORMATIONSPFLICHT
"Die von Ihnen erfassten personenbezogenen Daten werden vom KDKF (Klub der Käferfreunde ) p.A Heinrich Kneissl Gasse Weg E 123, 1140 Wien, wie in der
Datenschutzerklärung des KDKF ausgeführt, verarbeitet. Diese kann auf der
Homepage des KDKF (www.kdkf-oesterreich.at) eingesehen oder postalisch angefordert werden.
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die Daten, Berichtigung, Löschung
und Einschränkung der Verarbeitung der Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die
Verarbeitung der Daten und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Etwaige Folgen daraus sind in der Datenschutzerklärung einsehbar.
Liebe Grüße
Der KDKF-Vorstand"
Annex 1
Verarbeitete personenbezogene Daten von Mitgliedern des OCW
" Mitgliedsnummer
" Daten zur Mitgliedschaft (z. B. Mitgliedschaftsbeginn)
" Name
" Anrede/Geschlecht
" Firmenwortlaut und Bezeichnung des zugehörigen Unternehmens
" Berufsbezeichnung
" Staatsbürgerschaft
" Anschriften
" Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und andere zur Adressierung erforderliche
Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Unternehmensdaten
" Geburtsdatum
" Bankverbindung
" Mahndaten
" Daten aus der Kommunikation mit dem Mitglied
" UID-Nummer
" Korrespondenzsprache
" Mitgeteilte(r) Fahrzeugstand/-daten
" Daten, welche im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Sitzungen und
Bildungsangeboten erhoben werden (z.B. Teilnehmerlisten)
" Verhandlungs- und Sitzungsprotokolle
" Daten, welche im Zusammenhang mit Förderungsansuchen verarbeitet werden
" Interne IDs für technische Zwecke
" Mitgliederkategorie, z. B. ordentliches/außerordentliches/unterstützendes Mitglied,
Ehrenmitglied usw.
" Auszeichnungen und Ehrungen
" Fotos
Annex 2
Verarbeitete personenbezogene Daten von Funktionären des OCW
" Ordnungsnummer
" Daten zur Mitgliedschaft (z.B. Mitgliedsnummer, Mitgliedschaftsbeginn)
" Name
" Anrede/Geschlecht
" Firmenwortlaut und Bezeichnung des zugehörigen Rechtsträgers
" Staatsbürgerschaft
" Anschriften
" Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und andere zur Adressierung erforderliche
Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Geburtstag
" Bankverbindung
" Mahndaten
" Daten über Kontakte mit dem Funktionär
" Funktionsdaten
" Laufbahndaten (als Funktionär)
" Aufwandsentschädigungen
" UID-Nummer
" Daten zur Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen (z.B. Teilnehmerlisten)
" Verhandlungs- und Sitzungsprotokolle
" Interne IDs für technische Zwecke
" Fotos
Annex 3
Verarbeitete personenbezogene Daten von Interessenten und Journalisten
" Ordnungszahl(en)
" Name
" Anrede/Geschlecht
" Beschäftigung, Zugehörigkeit zu Medium
" Staatsbürgerschaft
" Anschriften
" Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und andere zur Adressierung erforderliche
Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Vermerke zu Teilnahme an Veranstaltungen und Pressekonferenzen
" vom Journalisten veröffentlichte Daten
" Geburtsdatum
" Bankverbindung
" Mahndaten
" Daten aus der Kommunikation mit dem Interessenten
" Korrespondenzsprache
" Daten, welche im Zusammenhang mit Förderungsansuchen verarbeitet werden
" Daten, welche im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Sitzungen und
Bildungsangeboten erhoben werden (z.B. Teilnehmerlisten und Sitzungsprotokolle)
" Interne IDs für technische Zwecke
" Lichtbild (wenn vom Betroffenen angegeben)
" Ausbildungsdaten (wenn vom Betroffenen angegeben)
Annex 4
Verarbeitete personenbezogene Daten von Leistungserbringern und -empfängern, ihren
Mitarbeitern und Organwaltern
" Ordnungsnummer
" Name bzw. Bezeichnung
" Anrede/Geschlecht
" Anschrift
" Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen,
die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben (z.B. E-Mail-Adresse)
" Geburtstag
" Firmenbuchdaten
" Daten zur Bonität
" Sperrkennzeichen (z.B. Kontaktsperre, Rechnungssperre, Buchungssperre,
Zahlungssperre)
" Zuordnung zu einer bestimmten Leistungsempfänger- oder -erbringerkategorie
(einschließlich regionale Zuordnung, usw.)
" Kenn-Nummern für Zwecke amtlicher Statistik wie UID-Nummer und Intrastat-Kenn-
Nummer
" Gegenstand der Lieferung oder Leistung
" Bonus-, Provisionsdaten und dgl.
" Kontaktperson beim Leistungsempfänger oder -erbringer zur Abwicklung der Lieferung
oder Leistung
" Bei der Leistungserbringung mitwirkende Dritte einschließlich Angaben über die Art
der Mitwirkung
" Liefer- und Leistungsbedingungen
" Daten zur Versicherung der Lieferung oder Leistung und zu ihrer Finanzierung
" Daten zur Steuerpflicht und Steuerberechnung
" Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen
" Bankverbindung
" Kreditkartennummern und -unternehmen
" Daten zum Kreditmanagement (z.B. Kreditlimit, Wechsellimit)
" Daten zum Zahlungsverhalten der betroffenen Person
" Mahndaten/Klagsdaten
" Konto- und Belegdaten
" Leistungsspezifische Aufwände und Erträge
" Sonderhauptbuchvorgänge (z.B. Einzelwertberichtigung, Wechselforderung,
Anzahlung, Bankgarantie)
" Für die Verrechnung an Leistungsempfänger erforderliche Leistungserfassungsdaten
" Korrespondenzsprachen, sonstige Vereinbarungen und Schlüssel zum Datenaustausch
" Sonstige Daten aus der Kommunikation mit dem Leistungsempfänger oder -erbringer
Mitarbeiter und Organwalter
" Ordnungsnummer
" Name
" Anrede/Geschlecht
" Zugehöriger Leistungsempfänger oder -erbringer
" Funktion des Betroffenen beim Leistungsempfänger oder -erbringer
" Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen,
die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben (z.B. E-Mail-Adresse)
" Korrespondenzsprache
" Umfang der Vertretungsbefugnis
" Vom Mitarbeiter/Organwalter bearbeitete Geschäftsfälle
" Sonstige Daten aus der Kommunikation mit dem Mitarbeiter/Organwalter
Annex 5
Verarbeitete personenbezogene Daten von Teilnehmern
" Name (Vorname, Nachname, Titel)
" Ordnungsnummer
" Beruf
" Geschlecht
" Zugehörigkeit zu Organisationen
" Anschriften (Privat, Betrieb, Sonderzusendung)
" Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen,
die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Geburtsdatum
" Geburtsort
" Fahrzeugdaten aus Anmeldung oder Mitteilung
" Letzte Kontakte
" Betreuungsdaten (z.B. Newsletter, Werbematerial)
" Lichtbild zur Erstellung von Lichtbildausweisen sowie zur Identifikation von
Personen
" Staatsbürgerschaft
" Bankverbindungen
" Daten einer frühzeitigen Beendigung einer Veranstaltungsteilnahme
" besuchte/geplante Veranstaltungen des Verantwortlichen (z.B. Geschäftsfelder,
Inhalt, Ort, Zeitraum, Dauer)
" Zuordnung zu Teilnehmerkategorie
" Angemeldet zum Empfang des Newsletters (JA/NEIN)
" Protokolldaten
Verarbeitete personenbezogene Daten von Partnern (z.B. Vortragende)
" Name (Vorname, Nachname, Titel)
" Partnernummer
" Geschlecht
" Geburtsdatum
" Geburtsort
" Staatsbürgerschaft
" Anschriften (z.B. Wohnadresse, Betrieb)
" Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen,
die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Sozialversicherungsnummer
" Finanzamt-Steuernummer
" SV-Kategorie
" SV-Status (hauptberuflich, Nebentätigkeit)
" Bankverbindungen
" Lichtbild zur Erstellung von Lichtbildausweisen sowie zur Identifikation von
Personen
" Statusdaten (Bewerbung, Evidenz, aktiv, inaktiv, aus, inkl. Datum)
" Fachliche Qualifikation
" geplante/durchgeführte Weiterbildungen
" Referenzen/weitere Auftraggeber
" Zielgruppe
" abgehaltene/geplante Veranstaltungen (z.B. Inhalt, Ort, Zeitraum, Arbeitsberichte)
" UID Nummer; sonstige steuerrechtlich notwendige Daten
" Firmenbuchnummer
" Notizen
" Letzte Kontakte
" Verfügbarkeitsübersicht (z.B. Belegungsplan, Urlaubszeiten)
" Betreuungsdaten (z.B. Newsletter, Werbematerial)
" Verrechnete Kosten (z.B. Honorar, Honorarvereinbarungen, Aufwandsentschädigung
etc.)
" Protokolldaten
Verarbeitete personenbezogene Daten von Mitarbeitern der Partner
" Name (Vorname, Nachname, Titel)
" Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen,
die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" vom Mitarbeiter bearbeitete Geschäftsfälle
Annex 6
Verarbeitete personenbezogene Daten von politischen Entscheidungsträgern und
Interessenvertretern
" Name (Vorname, Nachname, Titel)
" Anrede/Geschlecht
" Geburtsdatum und Anschrift bei eigener Bekanntgabe
" Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und andere zur Adressierung erforderliche
Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
" Ausgeübte Funktionen
" organisatorische Zugehörigkeit
" Teilnahme an Veranstaltungen
" Interne IDs für technische Zwecke
" Fotos
Stand Mai 2018


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